Tentang PT Hi Lex
PT Mitsui / Hi-lex Indonesia merupakan bagian dari Mitsui Chemicals Group, perusahaan kimia global asal Jepang yang menyediakan berbagai solusi material dan bahan kimia berkinerja tinggi. Perusahaan melayani berbagai sektor industri seperti otomotif, elektronik, kemasan, kesehatan, serta produk konsumen melalui inovasi material yang mendukung efisiensi, kualitas, dan keberlanjutan.
Tantangan
Ketika dokumen semakin banyak, pengelolaannya semakin kompleks
Dalam aktivitas HRGA, dokumen merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pekerjaan sehari-hari.
Mulai dari perjanjian kerja sama, kontrak, STNK kendaraan operasional, hingga berbagai dokumen legal lainnya perlu disimpan dengan baik sekaligus dipantau masa berlakunya.
Ketika proses tersebut masih dilakukan secara manual, tantangannya bukan hanya bagaimana menyimpan dokumen, tetapi juga bagaimana memastikan dokumen yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan ditindaklanjuti tepat waktu.
Sebelum implementasi MDSmartFiles, terdapat beberapa tantangan dalam proses pengelolaan dokumen, seperti pencarian arsip yang membutuhkan waktu, dokumen yang belum dikelola secara terpusat, monitoring antarbagian yang belum optimal, serta belum adanya sistem reminder untuk membantu memantau masa berlaku dokumen.
Kondisi tersebut dapat meningkatkan risiko dokumen penting terlambat diperpanjang sekaligus membuat proses administrasi membutuhkan lebih banyak waktu.
Dari Penyimpanan Dokumen Menuju Pengelolaan Dokumen yang Lebih Smart
Menjawab kebutuhan tersebut, PT Modern Data Solusi (MDS) mengimplementasikan MDSmartFiles sebagai Document Management System untuk mendukung digitalisasi pengelolaan dokumen di Hi-Lex Indonesia.
Implementasi tidak hanya berfokus pada penggunaan aplikasi, tetapi juga pada bagaimana sistem dapat menyesuaikan kebutuhan dan proses administrasi yang sudah berjalan.
Proses dimulai dengan memahami kebutuhan pengguna dan memetakan proses pengelolaan dokumen. Selanjutnya, struktur folder, metadata, serta hak akses pengguna disesuaikan dengan kebutuhan HRGA dan bagian terkait.
Dengan pendekatan tersebut, dokumen tidak hanya berubah dari bentuk fisik menjadi digital, tetapi juga menjadi informasi yang lebih mudah dikelola dan dimanfaatkan.
Menemukan Dokumen Lebih Cepat dengan OCR dan Metadata Search
Salah satu tantangan dalam pengelolaan dokumen adalah proses pencarian.
Semakin banyak dokumen yang tersimpan, semakin sulit pula menemukan file tertentu apabila pengguna harus mencarinya satu per satu berdasarkan folder atau nama file. MDSmartFiles membantu menyederhanakan proses tersebut melalui fitur OCR Search dan Metadata Search.
OCR membantu sistem mengenali informasi yang terdapat di dalam dokumen sehingga pencarian tidak hanya bergantung pada nama file. Sementara itu, metadata memungkinkan dokumen dikelompokkan berdasarkan informasi tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
Dengan demikian, pengguna dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan lebih cepat tanpa harus membuka banyak folder atau melakukan pencarian secara manual.
Dokumen Digital → Terorganisir → Mudah Dicari → Mudah Digunakan → Proses Lebih Efisien
Dukungan dari PT Modern Data Solusi
Selama proses implementasi MDSmartFiles, tim PT Modern Data Solusi memberikan pendampingan untuk memastikan sistem dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan operasional Hi-Lex Indonesia.
Dukungan diberikan mulai dari konfigurasi dan penyesuaian sistem, pelatihan pengguna, hingga troubleshooting aplikasi ketika terdapat kendala dalam penggunaan. Tim MDS juga membantu memastikan fitur-fitur yang diterapkan dapat mendukung kebutuhan pengelolaan dokumen, khususnya pada aktivitas HRGA.
Menurut customer, dukungan yang diberikan oleh tim MDS telah membantu proses implementasi dan penggunaan MDSmartFiles berjalan dengan baik.
” MDSmartFiles membantu kami mengelola dokumen dengan lebih terstruktur, mempermudah proses pencarian, serta membantu monitoring masa berlaku dokumen melalui fitur reminder”
Ibu Ambarwati
HRGA – Hi-Lex Indonesia
Kesimpulan
Secara keseluruhan, implementasi MDSmartFiles di Hi-Lex Indonesia membantu mengubah proses pengelolaan dokumen yang sebelumnya masih dilakukan secara manual menjadi lebih terpusat dan terstruktur.
Melalui fitur OCR Search dan Metadata Search, dokumen dapat ditemukan dengan lebih mudah. Sementara itu, Document Retention & Reminder membantu tim dalam memonitor masa berlaku dokumen penting seperti kontrak, perjanjian kerja sama, STNK kendaraan operasional, serta dokumen legal lainnya sehingga tindak lanjut dapat dilakukan lebih tepat waktu.
Pengaturan hak akses pengguna juga membantu meningkatkan kontrol terhadap dokumen sesuai dengan kewenangan masing-masing pengguna.
Implementasi ini menunjukkan bahwa digitalisasi dokumen tidak hanya berfungsi untuk mengurangi ketergantungan terhadap arsip fisik, tetapi juga dapat membantu menciptakan proses administrasi yang lebih terorganisir, mudah dipantau, aman, dan efisien.
Ke depannya, pemanfaatan MDSmartFiles dapat terus dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan sehingga pengelolaan dokumen antarbagian dapat semakin terintegrasi.
