Tentang Tim Legal PT MDS
Dalam proses bisnis, tim legal memegang peran penting sebagai penjaga kepatuhan hukum dan pengelolaan dokumen vital perusahaan. Tantangan ini semakin kompleks seiring bertambahnya volume dokumen serta meningkatkan standar regulasi dan keamanan data.
Tugas utama dari Tim Legal
- Pengelolaan Dokumen secara Hukum
- Mitigasi Risiko Hukum dan Kepatuhan
- Kepatuhan terhadap Regulasi
- Pengarsipan dan Pembuktian Dokumen
- Manajemen Penyimpanan dan Pengiriman Data
- Pencarian Dokumen Penting
Tantangan
Sebelum adanya Document Management System (MDSmart Files), tim Legal menghadapi berbagai tantangan signifikan dalam menjalankan tugas utamanya terkait pengelolaan dokumen. Tantangan-tantangan ini dapat dikategorikan sebagai berikut:
- Pelacakan Dokumen yang Tidak Efisien
- Kurangnya Kontrol Versi
- Risiko Kehilangan Data
- Ancaman Terhadap Keamanan dan Integritas Dokumen
- Proses Legal Review yang Lambat
Meskipun terdapat sisi positif seperti kesederhanaan dan tidak bergantung pada infrastruktur digital, serta persepsi bahwa tanda tangan basah lebih sah, tantangan-tantangan di atas secara signifikan menghambat kemampuan tim legal untuk beroperasi secara efisien, patuh hukum, dan aman dalam era digital.
Solusi Melalui Implementasi MDSmart Files: MDSmart Files
Penerapan MDSmart Files yang baik secara signifikan mengurangi risiko-risiko yang telah disebutkan sebelumnya dan membantu organisasi untuk taat regulasi, efisien, serta aman secara hukum.
- Peningkatan Kepatuhan Hukum (Regulatory Compliance)
- Keamanan dan Legalitas Dokumen yang Terjamin
- Efisiensi Operasional dan Akses Dokumen yang Lebih Cepat
Manfaat Utama:
Manfaat utama penggunaan MDSmart Files dari perspektif tim legal adalah sebagai berikut:
Peningkatan Kepatuhan Hukum (Regulatory Compliance): MDSmart Files memudahkan pengelolaan siklus hidup dokumen (retensi, arsip, dan pemusnahan) sesuai dengan regulasi yang berlaku. Ini membantu perusahaan memenuhi standar seperti ISO 9001, 27001, UU PDP (Perlindungan Data Pribadi), serta peraturan internal/eksternal lainnya.
Akses Cepat dan Terpusat: MDSmart Files: Menyediakan akses cepat dan terpusat ke dokumen, sehingga tim legal dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan lebih efisien. Karena MDSmart Files berbasis
MDSmart Files membantu efisiensi waktu dalam penyimpanan dan pengiriman data: Dibandingkan dengan pencarian manual yang tidak efisien waktu sebelumnya , MDSmart Files mempercepat proses pencarian dan legal review dokumen bisni
Kesimpulan
Secara keseluruhan, penerapan Document Management System (MDSmart Files) merupakan langkah transformatif bagi tim legal PT Modern Data Solusi, menggeser pengelolaan dokumen dari kondisi manual dan semi-digital yang rentan risiko ke sistem yang modern dan terintegrasi.
Sebelum MDSmart Files, tim legal menghadapi tantangan signifikan seperti pelacakan dokumen yang memakan waktu, kurangnya kontrol versi, tidak adanya audit trail formal, risiko kehilangan data, dan kesulitan dalam audit serta pembuktian hukum..
“ MDSmart memudahkan pengelolaan siklus hidup dokumen (retensi, arsip, dan pemusnahan) sesuai dengan regulasi”
– Eko Sapto, Tim Legal PT MDS
