Tentang BRIN
Badan Riset dan Inovasi Nasional, yaitu lembaga pemerintah non-kementerian di Indonesia yang bertugas mengintegrasikan, mengkoordinasikan, dan menjalankan kegiatan riset, pengembangan, pengkajian, dan penerapan (litbangjirap), termasuk invensi dan inovasi.
Tugas utama dari BRIN
- Menyusun dan mengimplementasikan kebijakan nasional di bidang riset dan inovasi.
- Menjadi pengelola tunggal seluruh kegiatan riset milik negara.
- Mendorong kolaborasi riset antara pemerintah, perguruan tinggi, industri, dan masyarakat
Tantangan
Sebagai lembaga riset negara, BRIN (Badan Riset dan Inovasi Nasional) menghadapi tantangan besar:
- Total terdapat 3.013 perangkat printer dan scanner dengan berbagai merek dan tipe.
- Konsumsi bahan habis pakai seperti toner sangat tinggi, namun tidak saling kompatibel.
- Banyak perangkat yang usang, menyebabkan biaya perawatan melambung.
- Penyelesaian insiden lambat dan pemantauan penggunaan tidak terkendali.
Sistem pencetakan yang seharusnya mendukung produktivitas peneliti justru menjadi beban dalam efisiensi operasional
Solusi Ricoh: Transformasi Digital Melalui Managed Print Services (MPS)
Menjawab tantangan operasional dan kebijakan efisiensi anggaran, BRIN mengambil langkah strategis dengan mengadopsi Multifunction Printer (MFP) RICOH dan Managed Print Services (MPS) — sebuah pendekatan modern dalam pengelolaan sistem pencetakan berbasis teknologi.
Alih-alih membeli perangkat baru secara terpisah, di tahun 2020 BRIN memilih solusi sewa Multi-Function Printer (MFP) lengkap dengan layanan terpadu dari penyedia layanan profesional. Solusi ini mencakup:
- Pengurangan unit printer dari 3.013 menjadi hanya 441 unit terstandarisasi secara bertahap dari 2020 sampai tahun 2025.
- Sistem sewa printer MFP (Multi-Function Printer) Ricoh, bukan pembelian aset.
- Layanan lengkap, mulai dari bahan habis pakai, pemeliharaan, hingga update teknologi.
- Monitoring toner dan perangkat secara proaktif untuk mencegah downtime.
- Live Ticket System untuk pelaporan insiden secara real-time.
Layanan Tambahan: Ysoft sebagai Sistem Manajemen Cetak
Sebagai pelengkap layanan, BRIN juga mengimplementasikan YSoft SafeQ pada printer Ricoh. YSoft adalah sistem manajemen pencetakan berbasis server/cloud yang memberikan kontrol lebih terhadap aktivitas cetak.
Dengan YSoft, BRIN mendapatkan manfaat tambahan seperti:
- Keamanan cetak melalui autentikasi pengguna menggunakan PIN atau smart card.
- Pengendalian dan pembatasan cetak berdasarkan kebijakan unit kerja.
- Laporan penggunaan detail per user/divisi, untuk menganalisis efisiensi.
- Tracking dan audit trail dokumen untuk mendukung compliance internal.
- Fitur pull printing – pengguna bisa mencetak dokumen dari perangkat mana pun, tapi hanya dikeluarkan saat mereka autentikasi langsung di mesin.
Solusi ini sangat mendukung prinsip “print securely, efficiently, and responsibly” yang kini diterapkan oleh BRIN di seluruh kantor dan unit kerja mereka.
Manfaat Utama:
Efisiensi Biaya Operasional :
- Pengurangan unit printer konfensional menjadi mps menjadikan penghematan signifikan dalam pemeliharaan dan bahan habis pakai.
- Model Sewa (bukan pembelian) menghindari biaya investasi besar dan resiko aset usang
- Konsumsi toner dan kertas lebih terkendali karena penggunaan berdasarkan autentikasi
Keamanan Dokumen yang Lebih Tinggi:
- Dokumen hanya dicetak saat pengguna melakukan autentikasi PIN atau smart card di mesin
- Menghindari resiko dokumen tertinggal atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang.
- Audit trail melalui YSoft SafeQ memudahkan tracking siapa mencetak apa dan kapan.
Kontrol & Monitoring Terpusat
- Sistem monitoring toner dan perangkat secara real-time → meminimalkan downtime.
- Fitur Live Ticket mempercepat respons teknis terhadap gangguan printer
Dukungan Teknis Proaktif & Preventif
- Maintenance dilakukan berkala, bukan menunggu kerusakan.
- Sistem berbasis IP standar memudahkan integrasi dan troubleshooting.
Produktivitas Staf Meningkat
- Staf tidak lagi membuang waktu karena printer rusak, toner habis, atau antrean cetak.
- Layanan cetak, scan, dan fotokopi tersedia dalam satu perangkat multifungsi (MFP) yang selalu dalam kondisi optimal.
Kesimpulan
Transformasi sistem cetak BRIN bukan hanya soal efisiensi biaya, tapi juga tentang perubahan budaya kerja. Dengan kombinasi teknologi Ricoh MFP, layanan MPS, dan YSoft SafeQ, BRIN berhasil menciptakan ekosistem pencetakan yang:
- Hemat
- Aman
- Mudah dikelola
- dan Siap mendukung aktivitas riset yang dinamis.
Langkah ini menjadi contoh konkret bagaimana instansi pemerintah bisa berinovasi di tengah keterbatasan, demi mendukung pelayanan publik dan kemajuan ilmu pengetahuan.
