Tentang JX Holding
JX Holdings adalah salah satu perusahaan terbesar di Jepang yang bergerak di bidang minyak, batu bara, gas alam, dan sumber daya logam non-ferrous. Perusahaan ini tengah menjalankan inisiatif untuk meningkatkan gaya kerja dan produktivitas melalui penerapan teknologi informasi dan komunikasi (ICT). Ketika mereka memindahkan kantor pusat ke gedung baru, mereka memutuskan untuk menggunakan RICOH Interactive Whiteboard (IWB) guna meningkatkan kolaborasi dalam rapat.
Tantangan
Sebelumnya, perusahaan harus mencetak dokumen untuk setiap rapat, lalu menyusun dan mendistribusikannya kepada para peserta. Dengan jumlah karyawan di kantor pusat yang mencapai 2.500 orang dan banyaknya rapat yang diadakan, pekerjaan ini memakan banyak waktu.
Solusi Ricoh: Rapat Tanpa Kertas
Sebanyak 153 unit RICOH IWB telah dipasang di kantor pusat dan beberapa cabang untuk mendukung rapat tanpa kertas yang lebih efisien dan produktif. JX Holdings juga membangun huddle spaces (area diskusi kecil) yang dilengkapi dengan RICOH IWB untuk mendorong kolaborasi antar karyawan. Dengan perubahan ini, pola pikir dan metode kerja karyawan pun semakin berkembang dari hari ke hari.
Selain itu, karena semua peserta rapat dapat fokus pada layar RICOH IWB, mereka bisa memahami informasi lebih cepat dan berdiskusi lebih mendalam dibanding sebelumnya. Berkat layar beresolusi tinggi Full HD, data pemasaran dengan angka kecil pun mudah dibaca. Presenter juga bisa dengan mudah memilih halaman yang ingin ditampilkan dari presentasi yang besar. Namun, manfaat utama yang dirasakan adalah fitur anotasi langsung di layar. Dengan menambahkan catatan atau menyorot bagian penting secara langsung di layar, karyawan dapat merasakan keuntungan dari gabungan fitur analog dan digital untuk mendorong komunikasi serta kolaborasi yang lebih lancar antar peserta rapat.
RICOH IWB memungkinkan rapat tanpa kertas yang mudah serta kolaborasi aktif dengan fitur anotasi yang praktis.
Kecepatan berbagi informasi juga meningkat karena file yang berisi catatan atau gambar dapat langsung dibagikan melalui email setelah rapat selesai. Setelah menggunakan RICOH IWB selama beberapa waktu, perusahaan merasakan peningkatan gaya kerja dan produktivitas yang lebih baik dari sebelumnya. Seiring dengan penerapan konsep hot-desking (tanpa meja kerja tetap) dan ruang kolaborasi di kantor baru, perusahaan juga memasang RICOH IWB di area kolaborasi tersebut untuk mengadakan huddle meetings (rapat singkat) guna bertukar informasi, berdiskusi, dan mengambil keputusan dengan cepat.Sebanyak 90% karyawan melaporkan adanya peningkatan produktivitas, dan perusahaan berencana untuk menambah penggunaan RICOH IWB guna terus meningkatkan komunikasi dan kolaborasi.
Manfaat Utama:
- Waktu dan biaya persiapan berkurang karena minimnya pekerjaan manual.
- Para peserta lebih fokus pada layar RICOH IWB sehingga lebih mudah mencapai pemahaman bersama. Fitur anotasi juga mendorong diskusi lebih aktif.
- Catatan yang ditulis di RICOH IWB selama rapat dapat disimpan menjadi file dan dibagikan melalui email sebagai notulen rapat.
- Dengan berbagi dokumen secara digital, pencarian dokumen yang diperlukan menjadi lebih cepat dan mudah, sehingga produktivitas pun meningkat.
