Inovasi Yang Membuat Perbedaan
Solusi pengelolaan percetakan seringkali anggap terlalu kompleks dan mahal. Multifunction Printer sering digunakan tanpa kontrol yang memadai, sehingga menimbulkan pemborosan mulai dari kertas, tinta hingga energi. Hal ini tidak hanya berdampak pada tingginya biaya operasional tetapi juga menurunnya produktivitas. Sering kali efisiensi dan pengendalian biaya menjadi tantangan utama bagi perusahaan.
Perusahaan membutuhkan solusi sederhana yang efisien, fleksibel dan mudah digunakan oleh perusahaan-perusahaan modern.
Apa itu Ysoft SafeQ?
Ysoft SafeQ adalah aplikasi Managed Print Services yang berfungsi untuk mengoptimalkan, mengelola, serta memantau kebutuhan cetak di perusahaan anda.
Dengan sistem ini, perusahan dapat:
- Mengurangi pemborosan kertsa dan toner
- Meningkatkan keamanan dokumen
- Mengontrol penggunaan printer berdasarkan user maupun departmen
- Memperoleh laporan penggunaan yang detail
Fitur utama Ysoft SafeQ:
Ysoft SafeQ memiliki fitur-fitur unggulan seperti:
1. Dashboard Web-Based: Fitur ini digunakan oleh IT Administrator untuk melakukan konfigurasi dan patauan melalui antarmuka berbasis web
2. Print Anywhere: Mendukung fleksibelitas, pengguna dapat mengambil cetakan di mesin mana saja, tanpa terbatas pada satu perangkat. Artinya jika satu printer rusak, dokumen dapat diambil di printer lainnya tanpa perlu mengulang proses cetak baru lagi
3. Secure print & authentication: Mendukung berbagai metode autentikasi: PIN, username/password, kartu akses maupun kombinasi keduanya
4. Hold print job: Fitur ini meningkatkan keamanan dan menghindari dokumen sensitif dan kesalahan cetak, dokumen tidak langsung tercetak, melainkan menunggu otorisasi pengguna.
5. Quota Management: Fitur ini dapat membatasi sejumlah cetakan setiap individu, dan membatasi total kuota berdasarkan unit kerja, sehingga lebih efisien dalam skala organisasi
6. Reporting: Fitur ini juga menyediakan laporan terperinci berdasarkan user, device, group/departmen, hingga custom report. Data ini bisa di expor dalam format excel dan diatur agar auto-generate
7. Scan Management: Scan to email, scan to folder, scan workflow
Kesimpulan
Berdasarkan studi kasus yang sudah dilakukan banyak perusahan menggunakan Ysoft SafeQ. Solusi ini dapat mengurangi 10-20% kertas & toner karena hanya mencetak saat digunakan saja. Solusi ini juga dapat menekan volume cetak berlebihan serta mendorong perubahan perilaku pengguna, menambahkan efisiensi cost kantor 5-10%.
Jangan biarkan biaya cetak yang membengkak menghambat produktifitas. Gunakan Ysoft SafeQ 6 sebagai langkah nyata menuju efisiensi dan pengelolaan cetak yang lebih aman.
