Tentang PT Honoris Industry
PT Honoris Industry merupakan perusahaan manufaktur yang berlokasi di Ciawi, Bogor dan telah berdiri sejak tahun 1982. Perusahaan ini bergerak di bidang manufaktur peralatan listrik dan elektronik, dengan spesialisasi pada LED Lighting, Plastic Injection, dan Electronic Manufacturing.
Selain memproduksi berbagai komponen elektronik dan plastik, Honoris Industry juga memiliki produk pencahayaan dengan merek HORI yang dipasarkan untuk kebutuhan industri, perkantoran, komersial, hingga rumah tangga.
Tantangan
Sebelum menggunakan MDSmart Files, proses pengelolaan dokumen di PT Honoris Industry masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan beberapa kendala operasional, antara lain:
- Proses pencarian dokumen membutuhkan waktu yang cukup lama.
- Penggunaan dokumen fisik dan kertas masih tinggi.
- Proses filing dan distribusi dokumen kurang efisien.
- Risiko dokumen sulit ditemukan ketika dibutuhkan oleh departemen lain.
Solusi Ricoh: Implementasi MDSmart Files
PT Modern Data Solusi mengimplementasikan MDS SmartFiles sebagai solusi Document Management System (DMS) untuk membantu digitalisasi pengelolaan dokumen.
Saat ini implementasi masih berada pada tahap pilot project, di mana aplikasi digunakan oleh beberapa departemen terlebih dahulu sebelum diterapkan secara lebih luas di seluruh perusahaan
Manfaat yang dirasakan:
Selama menggunakan MDS SmartFiles, PT Honoris Industry telah merasakan beberapa manfaat nyata, di antaranya:
- Proses pencarian dokumen menjadi jauh lebih cepat dibandingkan proses manual.
- Distribusi dokumen antar departemen menjadi lebih efisien.
- Dokumen lebih aman karena dilindungi dengan fitur permissions (hak akses) sehingga hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tertentu.
- Membantu menghemat waktu kerja dalam proses distribusi dan pengelolaan dokumen.
- Mengurangi penggunaan kertas sekaligus mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan arsip fisik.
Dukungan dari PT Modern Data Solusi
Selama masa implementasi, dukungan yang diberikan PT Modern Data Solusi lebih banyak berupa troubleshooting aplikasi. Menurut customer, kualitas layanan yang diberikan sudah cukup baik dan mampu membantu kebutuhan operasional selama penggunaan sistem.
” MDSmart Files Membantu PT Honoris Industry meningkatkan efisiensi operasional dengan mempercepat pencarian dokumen, memperkuat keamanan data dan mengurangi penggunaan arsip fisik “
Deky Z
Assist. Manager Logistik
Kesimpulan
Secara keseluruhan, PT Honoris Industry memberikan respons positif terhadap implementasi MDS SmartFiles. Solusi ini dinilai berhasil meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen melalui proses pencarian yang lebih cepat, distribusi dokumen yang lebih aman, serta pengurangan penggunaan dokumen fisik. Customer juga menyampaikan bahwa manfaat MDS SmartFiles akan semakin optimal apabila implementasinya diperluas ke seluruh departemen dalam perusahaan, sehingga seluruh proses pengelolaan dokumen dapat dilakukan secara terintegrasi.
