Tentang IBM
IBM (International Business Machines Corporation) adalah salah satu perusahaan teknologi tertua dan paling berpengaruh di dunia. Dikenal sebagai pelopor dalam berbagai inovasi teknologi mulai dari perangkat komputasi, hingga kecerdasan buatan (Artifical Intelligence), fokus IBM Indonesia tidak hanya pada penyedia teknologi, tetapi juga membangun ekosistem kerja modern yang berbasis efisiensi, kolaborasi dan keamanan data.
Dengan komitmen terhadap inovasi berkelanjutan, IBM juga ikut serta mendorong organisasi di Indonesia untuk beradaptasi terhadap dunia kerja yang serba digital. Termasuk memperkuat infrastruktur internalnya sendiri agar menjadi perusahaan yang relevan dan kompetitif
Tantangan
Sebagai organisasi global dengan ribuan karyawan, IBM Indonesia menghadapi tantangan dalam mengelola volume data dan dokumen yang terus meningkat setiap hari.
Sebelum mengimplementasikan sistem baru, proses internal IBM masih melibatkan pekerjaan manual seperti distribusi dokumen antar divisi, penyimpanan lokal di berbagai perangkat, dan kontrol akses yang belum sepenuhnya terpusat.
Beberapa tantangan utama yang dihadapi antara lain:
- Proses administrasi dan dokumentasi yang memakan waktu
- Akses dokumen yang tidak konsisten antar tim atau lokasi kerja
- Risiko keamanan dan kehilangan data akibat sistem penyimpanan yang terpisah
- Kesulitan melacak dimana printer yang siap digunakan
Kondisi ini memunculkan kebutuhan mendesak akan sistem digtal yang mampu mengintegrasikan seluruh proses kerja untuk menjaga keamanan data, dan meningkatkan kolaborasi lintas departemen
Solusi Ricoh: Streamline, menyatukan seluruh proses kerja dalam satu sistem digital
Untuk menjawab tantangan tersebut, IBM Indonesia bekerja sama dengan PT Modern Data Solusi mengimplementsikan software Streamline pada MFP Ricoh, sebuah solusi manajemen dokumen digital berbasis cloud yang memungkinakan pengelolaan file, kolaborasi, serta monitoring data secara otomatis dengan aman
Melalui streamline, seluruh proses kerja di IBM menjadi lebih simple dan transparant:
- Mengelola proses penyimpanan, pembagian dan akses dokumen secara realtime
- Setiap perubahan tercatat otomatis untuk menjaga version control
- Mempercepat alur persetujuan dokumen dengan sistem digital terintegrasi
- Mengatur pengaturan hak akses sesuai struktur organisasi
- Dilengkapi fitur dashboard monitoring untuk analisis aktivitas pengguna
Manfaat Utama:
Efisiensi Biaya Operasional :
- Streamline membantu IBM Indonesia menyederhanakan pengelolaan printer dan perangkat MFP di berbagai lokasi. Melalui konsolidasi perangkat dan sistem monitoring terpusat, perusahaan dapat menekan biaya operasional, mengurangi downtime, dan memastikan layanan cetak selalu siap dibutuhkan.
- Model layanan berbasis sewa juga memungkinkan penghematan investasi awal dan meminimalkan risiko aset usang
Keamanan Dokumen sesuai standar IBM Global:
- Setiap proses cetak di lingkunagan IBM Indonesia dilindungi dengan autentikasi PIN atau Smart Card, memastikan dokumen rahasia tidak dapat diakses pihak yang tidak berwenang
- Ini menjadikan Streamline solusi yang aman, transparan dan terpecaya untuk menjaga informasi sensitif perusahaan
Kontrol & Monitoring Terpusat:
- Streamline menyediakan dashboard real-time yang menampilkan status seluruh printer di jaringan IBM Indonesia
- Administrator IT dapat dengan mudah memantau level toner, beban kerja perangkat, hingga memproses tiket teknis secara otomatis melalui fitur live ticket
- Pendekatan ini memastikan respon cepat terhadap gangguan dan mengoptimalkan kinerja inftastruktur cetak secara nasional.
Dukungan teknis proaktif & integrasi IT yang mudah:
- Dengan arsitektur berbasis IP standar, streamline terintegrasi dengan sistem jaringan dan keamanan IBM Indonesia
- Tim teknisi dapat menjalankan maintenance preventif dan proaktif untuk menjaga perangkat tetap optimal tanpa harus menunggu gangguan terjadi.
- Hasilnya: oprasional lebih stabil, downtown menurun dan produktivitas meningkat
Peningkatan Produktivitas & Keberlanjutan
- Solusi stramline membantu karyawan IBM Indonesia bekerja lebih efisien, tanpa antrean cetak dan tanpa gangguan teknisi
- Fitur cetak, pindai dan salin tersedia dalam satu perangkat multifungsi yang selalu siap digunakan
- Selain itu, kebijakan cerdas mendukung inisiatif IBM Green & Sustainable Office, mengurangi konsumsi kertas dan toner, demi menciptakan lingkungan kerja yang lebih ramah lingkungan
Kesimpulan
Streamline NX hadir sebagai solusi yang selaras dengan visi IBM Indonesia untuk membangun ekosistem kerja yang cerdas dan berkelanjutan. Melalui pendekatan yang terintegrasi dan mudah diadaptasi, Streamline tidak hanya mengoptimalkan infrastruktur cetak tetapi juga mendorong transformasi digital dalam manajemen dokumen di seluruh lini bisnis.
Dengan sistem yang menggabungkan keamanan tingkat enterprise, efisiensi operasional serta visibilitas dan kontrol terpusat, IBM Indonesia dapat memastikan setiap proses berjalan dengan transparan, terukur dan sesuai standar global IBM.
